Acuerdo de encargo del tratamiento

El presente acuerdo de encargo del tratamiento (el “Acuerdo”) se celebra entre el cliente del servicio Rentalia, que actúa como responsable del tratamiento (el “Cliente”), y NANOCREATIVES, sociedad por acciones simplificada de derecho francés (société par actions simplifiée) con un capital social de 1000 euros, inscrita en el Registro Mercantil y de Sociedades de Créteil con el número 922 674 577, con domicilio social en 1 Cours Sainte-Marthe, Bâtiment B, 94320 Thiais, Francia, que actúa como encargado del tratamiento (“Nanocreatives”).

Tiene por objeto definir las condiciones en las que Nanocreatives trata, por cuenta del Cliente, los datos personales que este introduce, carga o genera en el Servicio, de conformidad con el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (“RGPD”).

El Acuerdo forma parte integrante de las condiciones generales de uso y contratación del Servicio (las “Condiciones”). Se acepta al mismo tiempo que estas.

Los términos “datos personales”, “tratamiento”, “responsable del tratamiento”, “encargado del tratamiento”, “interesado” y “violación de la seguridad de los datos personales” tienen el significado que les atribuye el RGPD. Los demás términos que comienzan con mayúscula tienen el significado que se les atribuye en las Condiciones.

El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales que introduce en el Servicio sobre terceros. Determina los fines y los medios esenciales del tratamiento.

Nanocreatives actúa como encargado del tratamiento respecto de dichos datos. Sigue siendo responsable del tratamiento de los datos relativos a las cuentas y a la facturación de sus clientes, que se rigen por su política de privacidad y no por el presente Acuerdo.

Los tratamientos realizados por cuenta del Cliente presentan las siguientes características:

El Cliente se abstendrá de introducir en el Servicio categorías especiales de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD o datos relativos a condenas e infracciones penales, salvo cuando su tratamiento sea necesario y lícito conforme al derecho aplicable, bajo su exclusiva responsabilidad.

• naturaleza de las operaciones: alojamiento, almacenamiento, organización, consulta, modificación, generación de documentos, envío de notificaciones por cuenta del Cliente y supresión;
• finalidad: prestación al Cliente del Servicio de gestión de alquileres, en particular la gestión de inmuebles, unidades, inquilinos y contratos de arrendamiento, los calendarios de pago de rentas, el registro de los pagos recibidos, la emisión de recibos, recibos de alquiler y extractos, el mantenimiento, la gestión documental, la contabilidad y las notificaciones;
• interesados: inquilinos, arrendadores y propietarios, avalistas, proveedores e intervinientes, así como cualquier otra persona cuyos datos introduzca el Cliente;
• categorías de datos: datos de identificación y de contacto; datos relativos a los inmuebles y a los contratos de arrendamiento; datos financieros relativos a las rentas, los vencimientos y los pagos registrados; contenido de los documentos cargados o generados; historial de las notificaciones enviadas; cualquier otro dato que el Cliente decida introducir;
• duración: el período de uso del Servicio por el Cliente, más el plazo de recuperación previsto en el artículo 13.

Nanocreatives trata los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente. Las Condiciones, el presente Acuerdo y las acciones realizadas por el Cliente y sus Usuarios mediante las funcionalidades del Servicio constituyen las instrucciones del Cliente.

Si Nanocreatives está obligada a realizar un tratamiento en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se le aplique, informará al Cliente antes del tratamiento, salvo que dicho Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

Nanocreatives informará inmediatamente al Cliente si, en su opinión, una instrucción infringe el RGPD u otras disposiciones en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros.

Nanocreatives garantiza que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza legal, y que solo acceden a los datos en la medida necesaria para la prestación del Servicio, el soporte y la seguridad.

Nanocreatives aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas previstas en el artículo 32 del RGPD, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas. Dichas medidas incluyen en particular:

El Cliente es responsable de la seguridad de su propio uso del Servicio, en particular de la gestión de las cuentas y de los roles de sus Usuarios y de la confidencialidad de sus credenciales.

• el alojamiento de la aplicación y de las bases de datos en Francia;
• el control de accesos según los roles asignados en cada Espacio y la separación de los datos entre Espacios;
• la autenticación en dos factores obligatoria para los roles de administración;
• una cookie de sesión inaccesible para los scripts (httpOnly);
• la ausencia de almacenamiento de los números de tarjeta bancaria;
• una supervisión técnica alojada por Nanocreatives.

El Cliente otorga a Nanocreatives una autorización general para recurrir a subencargados del tratamiento. En la fecha del presente Acuerdo, los subencargados son los siguientes:

Nanocreatives informa al Cliente de cualquier cambio previsto relativo a la incorporación o sustitución de un subencargado, antes de su aplicación. El Cliente puede oponerse por motivos razonables relacionados con la protección de datos; a falta de acuerdo entre las partes, puede cancelar su Suscripción.

Nanocreatives impone a cada subencargado, mediante contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las previstas en el presente Acuerdo. Sigue siendo plenamente responsable ante el Cliente del cumplimiento de las obligaciones del subencargado.

• OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francia: alojamiento de la aplicación y de las bases de datos, en Francia;
• Cloudflare, Inc., Estados Unidos: almacenamiento de los archivos cargados y de los documentos generados (servicio R2), servicios de DNS y de proxy de red;
• Resend, Estados Unidos: envío de los correos electrónicos transaccionales;
• Meta Platforms (WhatsApp Business) y Twilio: transmisión de las notificaciones por WhatsApp y por SMS, enviadas a través del sistema de retransmisión de mensajería operado por Nanocreatives.

Algunos subencargados están establecidos fuera de la Unión Europea. Las transferencias a Cloudflare, Inc. y a Resend, establecidas en los Estados Unidos, se rigen por las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea. Cualquier otra transferencia se realiza de conformidad con el capítulo V del RGPD.

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, Nanocreatives asiste al Cliente, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas y siempre que sea posible, para que pueda cumplir su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados. Cuando un interesado dirija directamente a Nanocreatives una solicitud relativa a datos tratados por cuenta del Cliente, Nanocreatives la transmite al Cliente sin responderla ella misma, salvo instrucción en contrario de este.

Nanocreatives asiste asimismo al Cliente para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD, relativas a la seguridad, la notificación de violaciones de datos, la evaluación de impacto y la consulta previa, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a su disposición.

Nanocreatives notifica al Cliente toda violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella.

La notificación incluye, en la medida en que esté disponible, la información prevista en el artículo 33, apartado 3, del RGPD: naturaleza de la violación, categorías y número aproximado de interesados y de registros afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas. Dicha información puede facilitarse de manera gradual.

Corresponde al Cliente, en su calidad de responsable del tratamiento, notificar la violación a la autoridad de control competente y, en su caso, a los interesados.

Nanocreatives pone a disposición del Cliente, previa solicitud dirigida a support@rentalia-pro.com, la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente Acuerdo.

Nanocreatives permite la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del Cliente o de un auditor designado por este y sujeto a una obligación de confidencialidad. Las auditorías se realizan con un preaviso razonable, de forma que no perturben el funcionamiento del Servicio ni comprometan la seguridad o la confidencialidad de los datos de otros clientes, y sus costes corren a cargo del Cliente.

Al término del uso del Servicio, los datos siguen siendo recuperables por el Cliente durante un plazo indicado en la aplicación, de al menos 30 días.

Al término de dicho plazo, Nanocreatives suprime o anonimiza los datos tratados por cuenta del Cliente, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija su conservación.

El Cliente se compromete a:

• disponer de una base jurídica para cada tratamiento que realice mediante el Servicio, incluido el envío de notificaciones a los interesados;
• informar a los interesados de conformidad con los artículos 13 y 14 del RGPD;
• introducir únicamente datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario;
• responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados;
• documentar por escrito cualquier instrucción particular dirigida a Nanocreatives;
• llevar su propio registro de las actividades de tratamiento cuando la normativa lo exija.

Cada parte es responsable de los daños derivados de sus propios incumplimientos del RGPD y del presente Acuerdo, en las condiciones previstas en el artículo 82 del RGPD y, en la medida en que la ley lo permita, dentro de los límites previstos en las Condiciones.

El presente Acuerdo surte efecto con la aceptación de las Condiciones y permanece en vigor mientras Nanocreatives trate datos por cuenta del Cliente. En caso de contradicción entre el presente Acuerdo y las Condiciones sobre una cuestión relativa a la protección de datos, prevalece el presente Acuerdo.

El presente Acuerdo se rige por el derecho francés. Cualquier cuestión relativa a su aplicación puede dirigirse a support@rentalia-pro.com.

Versión de 2026-10-30.