Accord de traitement des données

Le présent accord de traitement des données (l’« Accord ») est conclu entre le client du service Rentalia, agissant en qualité de responsable du traitement (le « Client »), et NANOCREATIVES, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 922 674 577, dont le siège social est situé 1 Cours Sainte-Marthe, Bâtiment B, 94320 Thiais, France, agissant en qualité de sous-traitant (« Nanocreatives »).

Il a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Nanocreatives traite, pour le compte du Client, les données personnelles que celui-ci saisit, téléverse ou génère dans le Service, conformément à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

L’Accord fait partie intégrante des conditions générales d’utilisation et de vente du Service (les « Conditions »). Il est accepté en même temps que celles-ci.

Les termes « données personnelles », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données personnelles » ont le sens que leur donne le RGPD. Les autres termes commençant par une majuscule ont le sens qui leur est donné dans les Conditions.

Le Client est responsable du traitement des données personnelles qu’il saisit dans le Service au sujet de tiers. Il détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement.

Nanocreatives agit en qualité de sous-traitant pour ces données. Elle demeure responsable du traitement des données relatives aux comptes et à la facturation de ses clients, qui relèvent de sa politique de confidentialité et non du présent Accord.

Les traitements réalisés pour le compte du Client présentent les caractéristiques suivantes :

Le Client s’abstient de saisir dans le Service des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, sauf lorsque leur traitement est nécessaire et licite au regard du droit applicable, sous sa seule responsabilité.

• nature des opérations : hébergement, stockage, organisation, consultation, modification, génération de documents, envoi de notifications pour le compte du Client et suppression ;
• finalité : fourniture au Client du Service de gestion locative, notamment la gestion des biens, des lots, des locataires et des baux, les échéanciers de loyers, l’enregistrement des paiements reçus, l’émission de reçus, de quittances et de relevés, la maintenance, la gestion documentaire, la comptabilité et les notifications ;
• personnes concernées : locataires, bailleurs et propriétaires, garants, prestataires et intervenants, ainsi que toute autre personne dont le Client saisit les données ;
• catégories de données : données d’identification et de contact ; données relatives aux biens et aux baux ; données financières relatives aux loyers, aux échéances et aux paiements enregistrés ; contenu des documents téléversés ou générés ; historique des notifications envoyées ; toute autre donnée que le Client choisit de saisir ;
• durée : la durée d’utilisation du Service par le Client, augmentée de la durée de récupération prévue à l’article 13.

Nanocreatives traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Les Conditions, le présent Accord et les actions réalisées par le Client et ses Utilisateurs au moyen des fonctionnalités du Service constituent les instructions du Client.

Si Nanocreatives est tenue de procéder à un traitement en vertu du droit de l’Union ou du droit d’un État membre auquel elle est soumise, elle en informe le Client avant le traitement, sauf si ce droit l’interdit pour des motifs importants d’intérêt public.

Nanocreatives informe immédiatement le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation du RGPD ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

Nanocreatives veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, et n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service, au support et à la sécurité.

Nanocreatives met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l’article 32 du RGPD, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques. Ces mesures comprennent notamment :

Le Client est responsable de la sécurité de son utilisation du Service, notamment de la gestion des comptes et des rôles de ses Utilisateurs et de la confidentialité de leurs identifiants.

• l’hébergement de l’application et des bases de données en France ;
• le contrôle des accès selon les rôles attribués dans chaque Espace et le cloisonnement des données entre les Espaces ;
• l’authentification à deux facteurs obligatoire pour les rôles d’administration ;
• un cookie de session inaccessible aux scripts (httpOnly) ;
• l’absence de stockage des numéros de carte bancaire ;
• une supervision technique hébergée par Nanocreatives.

Le Client donne à Nanocreatives une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. À la date du présent Accord, les sous-traitants ultérieurs sont les suivants :

Nanocreatives informe le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur, avant sa mise en œuvre. Le Client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données ; à défaut d’accord entre les parties, il peut résilier son Abonnement.

Nanocreatives impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles prévues au présent Accord. Elle demeure pleinement responsable envers le Client de l’exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.

• OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France : hébergement de l’application et des bases de données, en France ;
• Cloudflare, Inc., États-Unis : stockage des fichiers téléversés et des documents générés (service R2), services DNS et de proxy réseau ;
• Resend, États-Unis : envoi des courriels transactionnels ;
• Meta Platforms (WhatsApp Business) et Twilio : acheminement des notifications par WhatsApp et par SMS, transmises par l’intermédiaire du relais de messagerie exploité par Nanocreatives.

Certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l’Union européenne. Les transferts vers Cloudflare, Inc. et Resend, établis aux États-Unis, sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Tout autre transfert est réalisé conformément au chapitre V du RGPD.

Compte tenu de la nature du traitement, Nanocreatives aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées. Lorsqu’une personne concernée adresse directement à Nanocreatives une demande relative à des données traitées pour le compte du Client, Nanocreatives la transmet au Client sans y répondre elle-même, sauf instruction contraire de celui-ci.

Nanocreatives aide également le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD, relatives à la sécurité, à la notification des violations de données, à l’analyse d’impact et à la consultation préalable, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose.

Nanocreatives notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

La notification comprend, dans la mesure où elles sont disponibles, les informations prévues à l’article 33, paragraphe 3, du RGPD : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, conséquences probables et mesures prises ou envisagées. Ces informations peuvent être communiquées de manière échelonnée.

Il appartient au Client, en sa qualité de responsable du traitement, de notifier la violation à l’autorité de contrôle compétente et, le cas échéant, aux personnes concernées.

Nanocreatives met à la disposition du Client, sur demande adressée à support@rentalia-pro.com, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent Accord.

Nanocreatives permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le Client ou par un auditeur mandaté par lui, soumis à une obligation de confidentialité. Les audits sont réalisés après un préavis raisonnable, de manière à ne pas perturber le fonctionnement du Service ni compromettre la sécurité ou la confidentialité des données des autres clients, et leurs coûts sont supportés par le Client.

À la fin de l’utilisation du Service, les données restent récupérables par le Client pendant une durée indiquée dans l’application, d’au moins 30 jours.

À l’issue de cette durée, Nanocreatives supprime ou anonymise les données traitées pour le compte du Client, sauf lorsque le droit de l’Union ou le droit d’un État membre en impose la conservation.

Le Client s’engage à :

• disposer d’une base légale pour chaque traitement qu’il réalise au moyen du Service, y compris pour l’envoi de notifications aux personnes concernées ;
• informer les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ;
• ne saisir que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
• répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées ;
• documenter par écrit toute instruction particulière adressée à Nanocreatives ;
• tenir son propre registre des activités de traitement lorsque la réglementation l’exige.

Chaque partie est responsable des dommages résultant de ses propres manquements au RGPD et au présent Accord, dans les conditions prévues à l’article 82 du RGPD et, dans la mesure permise par la loi, dans les limites prévues par les Conditions.

Le présent Accord prend effet à l’acceptation des Conditions et reste en vigueur tant que Nanocreatives traite des données pour le compte du Client. En cas de contradiction entre le présent Accord et les Conditions sur un point relatif à la protection des données, le présent Accord prévaut.

Le présent Accord est soumis au droit français. Toute question relative à son application peut être adressée à support@rentalia-pro.com.

Version du 2026-10-30.